Você já parou para refletir sobre quantos dados pessoais são tratados no dia a dia de um escritório de contabilidade? Certamente são inúmeros. Nome, RG, CPF, endereço de clientes e de seus dependentes, dados bancários, renda, participação societária, são apenas alguns exemplos.
Não é de hoje que os profissionais do setor contábil precisam tratar os dados de seus clientes e terceiros com confidencialidade e zelo. Aliás, o Art. 4 da Norma Brasileira de Contabilidade- NBC PG 01/2019 já dispõe essa obrigação. Essa premissa é inerente à própria profissão. Porém, com a LGPD, a atenção tem que ser redobrada.
É importante trazer, ainda que superficialmente, o que é a Lei Geral de Proteção de Dados e alguns conceitos nela dispostos.
A LGPD estabelece diretrizes para utilização de dados de pessoas físicas vivas no Brasil por pessoas jurídicas ou físicas com o intuito comercial. Ela traz consigo definições importantes sobre dados pessoais e dados pessoais sensíveis. Vejamos:
Dados pessoais são quaisquer informações através das quais seja possível identificar uma pessoa de forma direta ou indireta. Como citado acima, nome, RG e CPF são forma de identificar um indivíduo de forma direta. Cookies, IP (Protocolo de Internet) e hábitos de consumo são exemplos de como identificar um indivíduo de forma indireta.
Já os dados sensíveis são informações que, de alguma forma, podem causar algum tipo de constrangimento ao titular dos dados. Como exemplo de dados sensíveis podemos citar os dados referentes à saúde ou à vida sexual, dados relacionados à filiação sindical, de origem étnica ou racial, dados genéticos ou biométricos, entre outros.
Além disso, a LGPD ainda faz um destaque sobre dados de crianças e adolescentes.
Importante ressaltar que a LGPD não regulamenta apenas os dados dos clientes do escritório e seus dependentes. Os dados dos colaboradores destes e dos colaboradores do próprio escritório também estão sob a proteção da lei.
Por essa breve explicação é possível ter uma ideia da quantidade de dados tratados diariamente na execução das atividades de uma contabilidade.
Como a LGPD interfere na rotina de uma contabilidade?
Elaboração de declaração de IR, processamento de folhas de pagamentos, processamento de documentação nos casos de admissão e demissão e abertura de empresa são alguns exemplos de atividades que, para serem executadas, se faz necessário o tratamento de algum dado pessoal, sejam de clientes ou de terceiros.
Ter acesso a dados pessoais se faz necessário para o cumprimento da rotina de trabalho de todos os profissionais do setor contábil.
Para o cumprimento das determinações da LGPD os escritórios de contabilidade precisarão criar uma cultura de proteção e privacidade de dados. E como toda nova cultura, demandará um trabalho árduo no início.
Isso implica mudanças na forma de atuação e na estrutura dos negócios contábeis, com adequações em documentos jurídicos, em infraestrutura de tecnologia da informação, e mais ainda, de políticas internas voltadas à guarda, ao compartilhamento e ao manuseio de dados de terceiros.
A LGPD chega para impulsionar a inovação e modernização das atividades de profissionais e empresas do segmento contábil, estando muito mais próxima da “contabilidade 4.0”, um formato de atuação dinâmico, apoiado no uso da tecnologia, automação e documentos digitais, por exemplo.
Assim, pode-se dizer que a Lei Geral de Proteção de Dados tem uma interferência positiva no mercado contábil ao acelerar a transformação digital, criando a necessidade de processos contábeis mais ágeis, rastreáveis e seguros — o que rompe com modelos mais tradicionais e burocráticos.
Na era da contabilidade estratégica, a legislação chega para ditar os caminhos que devem ser seguidos pelos profissionais e empresas.
Além disso, estar em conformidade com a LGPD pode representar um diferencial de mercado, pois cerca de 85% das empresas não conseguiram se adequar à lei.
O que fazer para adequar minha empresa à LGPD?
Penso que a adequação deve seguir os seguintes pilares: Governança e Cultura, Jurídico, Segurança da Informação e Pessoas.
Os escritórios de contabilidade terão que aumentar o rigor no tratamento de dados de terceiros, adotando práticas e novas metodologias que consigam oferecer a transparência e a segurança exigidas pela lei.
Inicialmente é de suma importância contar com o auxílio de um profissional capacitado para a condução do trabalho. Recomenda-se a indicação de um DPO (ou Encarregado de Dados), profissional que será peça chave no bom desenvolvimento de todo o processo.
O primeiro ponto é a criação de uma cultura de privacidade e proteção de dados, principalmente da alta gerência da empresa. Seu apoio será fundamental para que o trabalho seja bem desenvolvido. Sem o entendimento da alta gerência sobre a necessidade e importância da adequação, nada fará sentido.
Ademais, necessária se faz a criação ou adequação de documentos jurídicos como, por exemplo, contratos com clientes e fornecedores, documentos referentes às relações de trabalho como contratos, formulários de admissão e demissão, etc.
Já no âmbito da segurança da informação é importante a criação de mecanismos físicos e tecnológicos para a proteção e segurança dos dados. Desenvolver e seguir uma Política de Segurança da Informação é ponto crucial.
Quanto às pessoas, é relevante que todo o time da organização tenha conhecimento, ainda que superficial, do que é a LGPD e qual o seu impacto no dia a dia das contabilidades. A ideia é fazê-lo entender a importância na adequação e o papel que cada um deve desempenhar para o bom funcionamento do programa.
Além disso, todo o pessoal deve ter acesso a todas as políticas e procedimentos criados para garantir o cumprimento da lei. A realização de treinamentos periódicos faz toda a diferença neste quesito.
Desenvolvido um bom trabalho, o escritório de contabilidade terá processos bem alinhados, o que trará maior segurança aos clientes e terceiros envolvidos em seu negócio.
No mais, cabe destacar que o trabalho de adequação à LGPD é um ciclo contínuo, que deve ser analisado, alterado e aperfeiçoado recorrentemente.
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